Tietosuojalauseke 4.1.2021

Valmennus Vuosikello -nettisivuston tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 §
Käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojaselosteen ehdot käyttämällä verkkopalveluamme.

Rekisterinpitäjä
Valmennus Vuosikello Ky
Kauniaistentie 9, 02700 Kauniainen
Y-tunnus: 26899579

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Teila Tanner-Heikkilä
Puh. 040 588 9454
E-mail: teila@valmennusvuosikello.fi

Rekisterin nimi
Rekisterin nimi on
a) Valmennus Vuosikello/Asiakasrekisteri
b) Valmennus Vuosikello/Markkinointi- ja viestintärekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Valmennus Vuosikellon asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja laskutus.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksiin sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi.

Tietoja voidaan käyttää myös väärinkäytösten seuraamiseen ja selvittämiseen Valmennus Vuosikellon liiketoiminnan ja palveluiden suunnittelemiseen ja kehittämiseen sekä asiakasmäärien mittaamiseen ja markkinatutkimuksiin.

Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

• rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
  käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
• käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:

• Henkilön perustiedot ja yhteystiedot
  1. Valmennus Vuosikello/Asiakasrekisteri: etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  2. Valmennus Vuosikello / Markkinointi- ja viestintärekisteri: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite
• Henkilön yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot ja henkilön asema tai tehtävänimike ko. yrityksessä tai organisaatiossa
• Asiakashistoria (esim. yhteydenotot, tilatut palvelut, tiedot vierailuista Tietoinen toimija –verkkosivustolla
• Mahdolliset asiakkaan itsensä antamat muut tiedot (esim. asiakkaan verkkosivuston lomakkeiden kautta antamat tiedot).
• Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisterin yhteystiedot ja muut asiakkuuteen liittyvät tiedot saadaan Valmennus Vuosikellon asiakassuhteen aikana sekä Valmennus Vuosikellon verkkosivuston lomakkeiden kautta. Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.

Markkinointi- ja viestintärekisteriin kerätään tietoja myös ulkopuolisista palveluista tai sovelluksista, kuten Facebook, Instagram, muut sosiaalisen median kanavat, Active Campaign, Campaign Monitor, mahdolliset messut ja tapahtumat, asiakastapaamiset, yhteistyökumppanit.

Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan kolmen vuoden välein ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä viiden vuoden kuluttua sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Esimerkiksi kirjanpitotositteita säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Valmennus Vuosikello ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa Suomen lain mukaisesti. Tietoja voidaan säilyttää ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevilla servereillä palveluntarjoajamme IT-Adminan toimesta.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainituille yhteyshenkilöille.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan milloin tahansa antaa kohdassa 2 mainituille yhteyshenkilöille.

Evästeet
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka selain tallentaa käyttäjän laitteelle tämän vieraillessa verkkosivuilla. Niiden avulla verkkosivut muistavat syöttämiäsi tietoja ja asetuksiasi, kuten kirjautumistietojasi ja kielivalintojasi, käyttökokemuksen parantamiseksi.

Käytämme evästeitä lisäksi kävijätilastojen analysointiin ja tallentamiseen kehittääksemme verkkosivujemme käytettävyyttä sekä uudelleenmarkkinointiin.

Käyttäjä voi kontrolloida ja poistaa evästeitä toiveidensa mukaisesti: lisätietoja löydät osoitteesta aboutcookies.org. Halutessasi voit poistaa jo olemassa olevat evästeet laitteeltasi, tai estää selaintasi käyttämästä niitä jatkossa. Evästeiden poistaminen käytöstä voi kuitenkin johtaa joidenkin verkkosivujen toiminnallisuuksien toimimattomuuteen.

Mainonnan kohdentaminen
Sivustolla käytetään Googlen AdWords Remarketing -mainontaa, joka kohdennetaan sivustolla vierailleisiin kävijöihin. Mainonnan tarkoitus on Tietoinen toimija -palveluiden markkinoiminen. Tiedot sivustovierailuista kerätään tallentamalla tietokoneellesi ulkopuolisen palveluntarjoajan eväste. Voit kieltää mainonnan kohdentamisen estämällä evästeet tai osoitteessa http://www.google.com/settings/ads.

Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tähän tietosuojaselosteeseen voi tulla muutoksia, jotka julkaistaan viipymättä tällä sivustolla.